DOI, metadatos y cambio de editorial: cómo funciona la transferencia de titularidad en Crossref
En CrossRef cada miembro tiene su propio prefijo DOI. La primera vez que se deposita, se crea un registro de título para esa revista en Crossref bajo el que se agrupan todos los DOI depositados de esa publicación (se puede decir que ese título es canónico), por lo tanto otros miembros de CrossRef no pueden registrar contenido para ese mismo título.
Pero ¿Qué pasa si la revista cambia de entidad editora? Cuando se transfiere la propiedad de una publicación es necesario realizar una transferencia de dominio en CrossRef. Esto permite que la nueva institución registre los DOI con su propio prefijo para los nuevos artículos publicados (o aquellos que aún no tengan asignado uno) y que tome el control de los DOI registrados previamente por el anterior editor. Estos DOI ya registrados mantendrán el prefijo asignado, solo que su mantenimiento dependerá de la nueva editorial.
Paso a paso como realizar una transferencia de titularidad en CrossRef
Para aprobar una transferencia de dominio CrossRef debe tener una autorización del dueño original. Por lo tanto, antes de iniciar el proceso será necesario optar por alguna de las siguientes formas de autorizarlo. Sin esto, no será posible que CrossRef procese el cambio de titularidad:
Autorizar la transferencia de dominio
1. Notificación TAS
La primera opción es mediante una notificación TAS (en inglés, Transfer Alerting Service). Se trata de un formulario estandarizado para notificar la transferencia que es administrado por el Centro Internacional ISSN. Este formulario debe ser completado por quien transfiere el dominio. Una notificación se ve así: https://journaltransfer.issn.org/TID/2583 e incluye información de la entidad que transfiere el dominio y que lo recibe. Es importante tener en cuenta que el nombre del miembro que transfiere en el TAS debe coincidir exactamente con el titular registrado en Crossref, de lo contrario no se podrá realizar la transferencia.
Enviar un correo a Crossref
La segunda manera es más sencilla: enviar un correo a CrossRef. Quien realice la notificación debe ser la persona registrada como contacto oficial en la cuenta Crossref del miembro que transfiere. Esto permite verificar la identidad y evitar transferencias no autorizadas. Correos del editor, editor en jefe o director de la publicación no son aceptados, a menos que sean, además, los contactos con CrossRef de la publicación.
3. Publicar un aviso
Una tercera posibilidad es publicar un aviso en el sitio web de la revista del miembro que transfiere que incluya el nombre del miembro de Crossref que recibe. Un aviso que simplemente diga “La revista Ejemplo se ha mudado a un nuevo editor” no es suficiente. Idealmente debe indicar a qué nueva URL se ha mudado o, en el caso de que mantenga la URL indicar quien será la nueva entidad editora.
Solicitar la transferencia a CrossRef
Luego de comunicar el cambio mediante alguna de las opciones antes mencionadas se deberá formalizar la solicitud en CrossRef.
El pedido debe hacerse mediante el formulario de solicitud de transferencia de títulos de Crossref, en el que se debe consignar la información referida a quién transfiere y quién recibe el dominio, qué modalidad se eligió para manifestar el permiso, entre otras. Crossref procesa los cambios de dominio lo más rápido posible; pero, si se prefiere, en el formulario puede indicarse una fecha para hacerla efectiva, según las necesidades de quienes participan en el proceso.
Una vez que se complete el traspaso, el nuevo titular recibirá un listado con todos los DOI transferidos. No es necesario asignarle un nuevo DOI a esos artículos con el prefijo de la entidad que los recibió. Hacer eso, además de que se contradice con los términos y condiciones de CrossRef, elimina la persistencia como identificador del DOI y genera un costo extra.
Si el nuevo editor cambió la URL en donde se alojan los artículos, será necesario actualizar los metadatos del DOI para que apunten a la nueva URL. Recordá que mantener actualizados los metadatos asociados a los DOI no tiene costo extra y es una buena práctica.
¿Cómo actualizar los metadatos del DOI?
Si tu revista utiliza OJS solo tenés que depositar nuevamente los DOI ya registrados para que apunten al nuevo dominio.
Si no utilizás OJS se puede realizar de manera masiva subiendo a la herramienta de administrador de CrossRef un archivo TXT que contiene cada DOI y su nueva URL de destino, con un encabezado especial:
H: depositor@editordejemeplo.com;fromPrefix=10.5555
10.1234/DOI1 https://ejemplo.com/landingpage1
10.1234/DOI2 https://ejemplo.com/landingpage2
Ten en cuenta que el correo electrónico es donde se enviará el informe al depositante; por lo tanto, recomendamos que sea uno al que se tenga acceso, ya que el proceso no demora más que unos minutos. El prefijo en la primera línea (10.5555 en este ejemplo) es el de quien recibió los DOI, no el prefijo bajo el cual se registraron originalmente (10.1234). Además, los DOI y las URL deben estar separados por un tabulador, no por un espacio.
Para más información podés consulta la documentación de Crossref (en inglés).
Si sos miembro de CrossRef a través de Paideia Studio podemos ayudarte con el traspaso. No dudes en consultarnos.